Daniel´s Private Hobbyseite

Ich habe zehn Jahre lang die Kasse beim Sommerfest unseres Kleingartenvereins geschmissen. Bier gezapft, Würstchen verkauft, Lose gedreht. Das lief immer gut, bis wir im letzten Jahr auf über 400 Besucher kamen und plötzlich zwei Dinge passierten: Die Schlange am Eingang wurde so lang, dass Leute einfach weitergingen, und ich hatte am Abend keine Ahnung, wer eigentlich alles da war. Ein Freund aus dem Anglerverein, bei dem ich gelegentlich aushalf, hatte mir vorher von Clickeez offizielle seite erzählt. Ich schob es beiseite, dachte, das ist so ein Online-Ding für Konzerte, nicht für unseren Vereinsabend mit selbst gebackenem Kuchen. Nach der Aktion bereute ich das gründlich.

Am nächsten Tag saß ich mit zwei Vorstandskollegen zusammen und zählte nicht nur das Geld, sondern auch die E-Mails und Nachrichten von Mitgliedern, die sich beschwerten. Eine schrieb, sie habe mit ihrer Oma, die einen Rollator braucht, fünfundzwanzig Minuten im Regen gestanden. Ein anderer meinte, er habe seine Dauerkarte für die Saison woanders gekauft, weil wir im Juli keine digitalen Tickets hatten. Das ärgerte mich. Nicht wegen der Kritik, sondern weil wir dieses Problem selbst erzeugt hatten. Wir haben seit drei Jahren eine Vereins-App, wir verwalten unsere Mitgliederlisten digital, aber am Eingang stand da immer noch Zettel und Stift.

Was wir übers Gästemanagement bisher übersehen hatten

Ich bin kein Technik-Freak. Ich baue gerne Hochbeete und schraube an alten Motorrädern. Aber ich habe gemerkt, dass dieser Eingangsbereich ein blinder Fleck war. Wir kannten die ungefähre Zahl der Besucher aus den Vorjahren, doch die Schätzung half niemandem an der Theke. Wer kam wann, wie lange blieb jemand, welche Gruppen waren da?

Im Januar habe ich dann das System ausprobiert, das mein Anglerfreund erwähnt hatte. Ich richtete für unser nächsten Frühlingsfest eine digitale Gästeliste ein. Der Aufwand war gering. Ich tippte die Infos in meinem Browser ein, schickte einen Link in unsere Vereinsgruppe. Punkt. Keine App-Installation, kein Drucken von Barcodes irgendwo. Die Leute gaben ihren Namen an oder buchten sich direkt ein. Ich habe in der ersten Woche dreißig Minuten damit verbracht, und dann stand das Gerüst.

Was mich wirklich überzeugt hat, war die Einfachheit im Betrieb. Am Veranstaltungstag selbst liefen zwei Leute vom Ordnungsdienst mit einem Tablet herum, die Gäste zeigten ihren QR-Code, fertig. Wer kein Smartphone dabei hatte, wurde am Einlass namentlich eingetragen. Das hatte ich vorher nicht bedacht, dass jemand mit einem simplen Handy und einer ausgedruckten Bestätigung genauso schnell durchkommt wie mit der neuesten App.

So lief der erste Test am echten Veranstaltungstag

Im April hatten wir unser erstes Vereinsgrillfest. Ich war skeptisch, weil ich dachte, die Älteren haben damit Stress. Das Gegenteil passierte. Der größte Vorteil war gar nicht das Ticket, sondern die Planung. Ich sah live auf dem Dashboard, dass wir um 18 Uhr 380 Gäste hatten, davon etwa genau 70 unter zwölf Jahren. Die Grillmannschaft passte die Menge an Bratwürsten entsprechend an. Am Abend war es ruhig, und wir hatten keinen lächerlichen Überschuss an Salaten.

Auch die Abrechnung wurde einfacher, da die elektronische Erfassung belegte, wie viele Besucher tatsächlich kamen. Früher haben wir nach Gefühl kalkuliert, das führte ständig entweder zu überquellenden Theken oder leeren Kassen. Das ist seitdem anders. Ich sage nicht, dass das System perfekt ist, es gab am Abend einmal eine kurze Verzögerung im WLAN, als alle gleichzeitig bezahlten. Aber wir fanden das schnell.

Ein Tipp für andere Organisatoren aus Erfahrung: plant immer eine Notfalllösung für den Netzausfall ein. Bei uns lag eine Liste aus Papier bereit, das beruhigt. Und baut Zeit ein, um die Helfer einzuweisen. Ich stand da wie ein Turnlehrer und erklärte dreimal den Ablauf. Wer das einmal gemacht hat, kommt gut zurecht.

Die größten Irrtümer, die ich vorher geglaubt habe

Ich möchte mit ein paar Annahmen aufräumen, die mir selbst lange im Weg standen.

• Digitale Gästelisten sind etwas für große Festivals, nicht für kleine Events. Das stimmt nicht, die größte Ersparnis sah ich bei unserer kleinen Losbude, wo zwei ehrenamtliche Helfer sonst alles im Kopf behalten mussten.
• Datenschutz ist ein unüberwindbares Hindernis. Wir fragen nur die Namen ab, den Rest behalten wir nicht. Wir brauchen keinen Wohnort oder Alter systematisch, nur die Anzahl der Portionen lässt sich planen.
• Man braucht teure Hardware. Bei uns lief alles über unsere vorhandenen und zwei ausgeliehene Diensthandys. Ein gedruckter QR-Code reicht, den kann man vom Bildschirm zeigen.
• Die Mitglieder wollen das nicht. Unsere älteste Teilnehmerin, 84 Jahre, brachte ihren Enkel mit, der ihr den Code zeigte. Drei Minuten später war sie drin und trank ihren Kaffee, während andere noch am Kassenhäuschen standen.
• Ein kurzer Test am Küchentisch ersetzt den Live-Betrieb nicht. Der Tests mit vier Freunden funktioniert meist unbemerkt, aber der echte Betrieb zeigt die Probleme.

Am Ende des Abends hatte ich also eine vollständige Liste, wer eigentlich teilgenommen hat. Eine halbe Stunde später wussten wir auch, wie viele Grillhähne wir für den Einkauf im nächsten Jahr brauchen. Das ist uns vorher nie gelungen, obwohl wir dieselben Nachbarn gefragt haben wie immer. Die Liste half uns nicht nur bei der Planung, sondern auch beim Schreiben einer persönlichen Danksagung. Das wiederum sorgte dafür, dass im nächsten Monat deutlich mehr freiwillige Helfer zur Verfügung standen, ein Effekt, den ich nicht erwartet hatte.